貴州會議服務(wù)之企業(yè)會議管理辦法

一.總則 

     為使公司的會議管理規(guī)范化和有序化，提高會議形式的行政決策效率，特制定本辦法。

      公司會議制度本著精減、有效、節(jié)儉的原則運行。

二.會議種類

       (一).公司設(shè)立四級例會制度

      公司常務(wù)會議；

      總經(jīng)理辦公會議（碰頭會）；

      部門工作會議；

      全體員工會議。

(二).公司設(shè)立其他的會議制度

        計劃調(diào)度會； 

        投資決策（審議）會議；

       工作匯報會； 

       鑒定、評審、論證會；

       新聞發(fā)布會； 

       研討會； 

      工作午餐會。

   (三).公司會議分為常設(shè)會議、定期會議和臨時不定期會議。可針對不同會議制定細則管理。

三.會議管理體制 

   公司行政部統(tǒng)一管理會議制度，所有會議均須在行政部審批或登記備案。

   行政部須在年度計劃中提出全年會議工作計劃和費用預(yù)算以及壓縮會議開支的指標，在上級批準后遵照執(zhí)行。

   公司嚴格控制未預(yù)見的臨時性會議，對此類會議須按一會一報原則審批。 

   會務(wù)工作主要由行政部承辦；其他部門主辦的會議，行政部應(yīng)予協(xié)助。

   公司財務(wù)部應(yīng)加強對會議開支預(yù)算方案的審核，減少不合理費用，并確保合理經(jīng)費及時到位。

   除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政部整理、立卷、存檔。

四.會議程序

   (一).會前準備

   對定期的常規(guī)會議，在會前應(yīng)明確該次會議主題和臨時出席或列度人員。

   對不定期的重要會議，承辦人應(yīng)提出會議企劃報告，該報告包括：

   1.會議名稱；2、會議主旨和目標；3、會議議項；4、會議時間；5、會議地點；6、會議議程；7、會議主持人；8、出席人員（名單）；9、會議財務(wù)（支出收入）預(yù)算；10、接待工作說明；11、現(xiàn)有籌備情況及進展；12、（可能）存在的問題、解決方案及要求；13、籌劃備時間進度表。

   該報告批準后方執(zhí)行。

   2. 通過口頭或書面形式提出會議申請?？陬^僅適用于例會召開的確認。

   3. 會議通知。根據(jù)會議要項擬訂會議通知，并提前張貼或發(fā)送。對重要會議須發(fā)幾輪通知的，應(yīng)做好每輪工作。出席會議的重要或主要人員，應(yīng)通過電話等方式確認是否能如期出席，并作出相應(yīng)安排。

   4. 會議承辦人及時準備會議場所、會議文件或資料。

   必要是時要進行會場布置、設(shè)備調(diào)試。對重點發(fā)言對象須確保其發(fā)言。

   5. 在會議進行中要做好記錄。記錄方式為要是速記筆錄，必要時可錄音、錄像，妥善保存記錄材料。