客房

根據與會者的情況，預訂相應數量的單人房、雙人房，同時還需注意VIP客房的需求，對于策劃者來說，住宿是不太好管理的工作，主要是與會者常常會因故改變計劃，往往造成酒店客房不夠住或產生房損的情況，給會議造成不必要的麻煩和損失；因此需要定時的與酒店溝通預報訂房數量，最大限度地降低損失風險；

餐飲

一般而言餐飲的形式有：自助餐、圍桌餐；類別有：中式、西式、清真系列，統(tǒng)一安排餐飲對控制會議成本非常重要，自助餐：一般可發(fā)餐劵控制，提前指定用餐標準和菜譜，適合于中型以上的會議；圍桌餐：比較復雜，特別是大型的會議，需要考慮開餐的時間、人數、就餐證、同桌者的安排、特殊飲食習慣、酒水種類等；會議期間還需注意餐廳用具的衛(wèi)生情況以免發(fā)生與會者的健康事故；另外會場茶歇可配備曲奇、巧克力餅、小蛋糕、獨立小包裝的小吃糖果以及健康飲料等。

交通

會議的交通涉及的環(huán)節(jié)，出發(fā)地至會議舉辦地的交通，包括航班、鐵路、公路、客輪以及目的地的機場、車站、碼頭至會議酒店的交通；會議期間的交通，包括酒店、會場、用餐地點的交通，會后考察以及其他與會者的交通；歡送及返程交通，包括航班、鐵路、公路、客輪至機場、車站、港口的交通；