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會議成功的秘訣

日期:2020/8/18 19:04:37 瀏覽:1932次

會議成功的秘訣
  一個會議能否成功,有三個關(guān)鍵點——會前細致的接待方案、會中跟蹤落實、會后總結(jié)。
  會前策劃方案細致全面  會議策劃方案細致與否直接關(guān)系到會議能否有序進行。在會議的接待方案中,除了對接待工作的內(nèi)容和流程、計劃要有細致的安排外,一定還要有一個清晰的責(zé)任分工表,清楚明了地標明主辦、承辦、會議酒店三方人員責(zé)任和分工,做到責(zé)任到人。很多做會議的人非常注重會議的方案中接待工作的內(nèi)容和流程、計劃是否完備,但在責(zé)任到人上不能非常明確,總認為即使有什么問題出現(xiàn),現(xiàn)場工作人員也會應(yīng)急處理。像在機場接參會代表這類的事情,雖然不是什么大事,但如果客人落地,場面溫馨親切,體貼周到,車輛服務(wù)及時到位,參會者會有良好的第一印象。但處理不好,會直接影響參會者對會議的第一印象;同時,也會影響其參會的情緒。所以,做會者應(yīng)該特別注意接待方案的細致性,在每個環(huán)節(jié),各方工作人員的“溝對”要完全到位。
  會中跟蹤落實  責(zé)任到人是做任何事情成功的前提,那么是不是有了這個前提就一定成功?對于會議來說,這就有賴于會中跟蹤落實了。會議不只是狹隘意義上的開會,它是個大概念,包含了開會以外的諸多事宜,如餐飲質(zhì)量、會議環(huán)境、設(shè)備準備等。陳鴻南表示,每次辦會之前,他都會讓負責(zé)餐飲的工作人員到訂餐餐廳預(yù)先品嘗菜肴,然后確定“會議餐”的菜單。會議期間,會有專門的責(zé)任人現(xiàn)場檢查“會議餐”與菜單是否相符,質(zhì)量是否合格,若不合格,當場撤換。這種跟蹤能從根本上杜絕“會議殘疾”,生病再醫(yī),不如提前預(yù)防。這種“跟蹤落實”應(yīng)該貫穿整個會議活動的始終和方方面面,并且要施行金字塔式層層負責(zé)制,全面跟蹤。
  會后總結(jié)  會后總結(jié)向來是辦會者容易忽略的一個問題。一般情況下,會議結(jié)束后,主辦方或承辦方會給參會代表一張印有幾個簡單調(diào)查問題的表格,最后反饋回的問卷比例小,會議中存在的問題也不容易找出,承辦方的運營商也不能有更多的機會總結(jié)經(jīng)驗。在此次Molex年度銷售研討會議結(jié)束時,承辦方改變了以往的做法,用了一份很詳細的問卷調(diào)查與參會者做的細致交流,對于會議的成敗有了十分明晰地反饋。承辦方又把這些反饋信息第一時間發(fā)給運營商、主辦方。這種做法,有利于三方共同成長,增進溝通,在以后的合作中會更見實效。會議的整體質(zhì)量會越來越有保障。

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